Die E-Mail-Signatur ist die moderne Visitenkarte. Und Visitenkarten sind Teil Ihres Firmenauftritts. Innerhalb dieses kleinen Kärtchens können Sie zeigen, wer Sie sind. Sie würden ja auch nicht einfach einen simplen Notizzettel abgeben. Wie die Visitenkarte sollte auch das digitale Äquivalent die Firma angemessen repräsentieren.

Ihre digitale Visitenkarte also

Denn E-Mail-Signaturen sind Ihre digitale Version der kleinen Adresskarte. Wenn Sie nur eine Erkenntnis aus diesem Beitrag mitnehmen, dann sollte es diese sein.

Wenn die E-Mail-Signatur also der direkte Kontakt zu Ihnen und Ihrer Firma ist, dann sollte dieser auch entsprechend aussehen, oder? Anstelle Ihrer Visitenkarte würden Sie ja auch nicht einfach nur ein Post-it abgeben wollen, auf dem Ihre Kontaktdaten schnell mal vermerkt wurden. Eine Visitenkarte vermittelt Wertigkeit und lässt Sie länger im Gedächtnis bleiben. Sie zeigen der Person gegenüber, dass Sie in Kontakt bleiben möchten. Mit Professionalität hinterlassen Sie bleibenden Eindruck. Ein Post-it ist schnell verloren und Ihr Anliegen damit auch schnell vergessen. In der digitalen Welt ist das nicht anders. Eine E-Mail-Signatur ohne durchdachte Gestaltung ist schnell übersehen – und schnell vergessen.

Nutzen Sie also auch in der digitalen Welt die Möglichkeit, im Gedächtnis zu bleiben. Zeigen Sie, dass Sie und Ihr Unternehmen Wert auf die Kommunikation mit der eigenen Kundschaft sowie Ihren Partnerinnen und Partnern legen. Einfach und effizient – mit Ihrer E-Mail-Signatur.

Was muss eine E-Mail-Signatur beinhalten?

Hier bei uns in der Schweiz gibt es keine rechtlichen Pflichtangaben, die in der E-Mail-Signatur gemacht werden müssen.*

Anders verhält es sich aber zum Beispiel in Deutschland. Wenn Sie E-Mail-Verkehr zu unserem nördlichen Nachbarn haben, müssen Sie bestimmte Angaben verpflichtend in der Signatur machen. Dies dient dazu, dass der Absender im geschäftlichen Schriftverkehr sicher identifiziert werden kann. Hierzu zählen die Firmenangaben mit Geschäftsform, Firmensitz, Handelsregistereintrag und Gesellschaftsverantwortlichen.

Wir empfehlen Ihnen, dass Sie auch ohne rechtliche Verpflichtung gewisse Daten immer in der Signatur angeben. Diese erleichtern Ihren Kundinnen und Kunden den Kontakt zu Ihnen – per E-Mail oder auf anderen Wegen.

*Bitte beachten Sie allerdings, dass wir keine Juristen sind und hier keine rechtsverbindlichen Aussagen machen können und dürfen.

E-Mail-Signaturen als Teil der Unternehmenskommunikation

Da wir jetzt wissen, dass eine E-Mail-Signatur Ihre digitale Visitenkarte ist, können wir uns an die Gestaltung wagen. Eine klassische Visitenkarte sollte immer dem Corporate Design (CD) des Unternehmens entsprechen. Sie wird also «gebrandet» und nach den CD-Vorgaben gestaltet. Genauso gehen Sie also auch bei der Gestaltung der E-Mail-Signatur vor. Sie ist Teil Ihres Unternehmensauftritts. Überlegen Sie sich dementsprechend, was Sie darin kommunizieren wollen. Lassen Sie dann die Signatur von Ihren Grafikprofis oder Ihrer Agentur gestalten.

Aber Vorsicht! Vieles ist möglich in einer E-Mail-Signatur. Aber nicht alles ist auch sinnvoll. Im Verlauf dieses Textes werde ich Sie noch auf ein paar Stolpersteine hinweisen. Soviel vorweg: Sie sollten vor der Gestaltung mit Ihrem IT-Fachpersonal abklären, was für Sie umsetzbar ist.

Warum so viel Aufwand für die Fusszeile einer E-Mail?

Das klingt nach ganz schön viel Arbeit für eine E-Mail, die so schnell geschrieben und versandt ist, nicht wahr? Aber eben, weil sie schnell geschrieben, versandt und eben auch empfangen sind, sind E-Mails so wichtig. Sie sind zu einem grossen Teil unseres Lebens geworden.

Vor allem beruflich verbringen wir Stunden damit, über E-Mails zu kommunizieren. Diese Kommunikation ist auch der springende Punkt, warum Sie diesen Aufwand in Ihre Signatur investieren sollten. Die E-Mails erreichen Personen, die Ihnen und Ihrem Anliegen Aufmerksamkeit entgegenbringen. Ihre E-Mail geht an die Person, die Sie erreichen wollen, persönlich, Ihre Botschaft kommt also direkt an. Das ist der Moment, in dem Sie Ihre Informationen platzieren können – und sollten.

E-Mails sind zumeist das Kommunikationsmittel der Wahl, wenn es um den direkten Kontakt zwischen Ihnen und der Kundschaft geht. In dieser Kommunikation haben Sie den Menschen, den Sie erreichen wollen, schon bei sich. Sie gehen nicht zwischen den Annoncen in der Zeitung, im Social-Media-Stream oder zwischen Newslettern unter. Die Person, für die die E-Mail bestimmt ist, schenkt Ihnen beim Öffnen dieser ihre Aufmerksamkeit. Nutzen Sie diese auch!

Wenn Sie über E-Mails in Kontakt sind, geht diesen eine gewisse Beziehung zu Ihrer Kundschaft voraus. Diese Bindung und das darauf bauende Vertrauen machen Sie sich zunutze, wenn Sie in Ihrer E-Mail-Signatur eine Werbebotschaft platzieren. Bleiben Sie dabei aber subtil und unaufdringlich im Design, damit Ihre gute Beziehung auch bestehen bleibt und die Signatur nicht vom eigentlichen Inhalt der E-Mail und deren Zweck ablenkt.

Sie bestimmen, was passiert!

Gezielt: Setzen Sie Ihre Werbebotschaften in der E-Mail-Signatur gezielt ein. Sie haben damit die Möglichkeit, das richtige Produkt der richtigen Zielperson vorzustellen. Sie antworten einem Menschen, der sich für einen bestimmten Teil Ihres Sortiments interessiert? Prima, dann zeigen Sie ihm in der E-Mail-Signatur beliebtes Zubehör dazu. Sie sind bald in den Betriebsferien und Ihre Kundschaft soll Aufträge besser frühzeitig platzieren? Auch das teilen Sie schnell und einfach per Signatur mit.

Kontrolliert: Mit der Fusszeile Ihrer E-Mails erhalten Sie die Kontrolle darüber, wer Ihre Werbebotschaften erhält und wie lange. Sie können über bestimmte Zeiträume Kampagnen laufen lassen oder die Werbung aus einem Fundus direkt für die Kundinnen und Kunden sowie deren Bedarf aussuchen.

Konstant: Die E-Mail-Signatur ist ein konstanter Bestandteil Ihres Geschäftskontakts. Dadurch erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass Menschen Ihr Angebot wahrnehmen und es ihnen im Gedächtnis bleibt. Ein Vorteil, den Sie nur bei wenigen Werbemitteln haben.

Ihre E-Mail-Signatur sollte, wie bereits erwähnt, CD-konform gestaltet sein. Dabei bleibt aber ein gewisser Spielraum für die Umsetzung Ihrer Werbebotschaften offen. Das ist auch gut so, denn Sie sollten auf eine neue Botschaft auch optisch aufmerksam machen. Wenn das Ende Ihrer E-Mails auf den ersten Blick immer gleich aussieht, wird es schnell ausgeblendet. Mit etwas Abwechslung in der Gestaltung ziehen Sie die Aufmerksamkeit wieder an.