Partys, Shows, Live-Musik, Chilbi, jede Menge leckeres Essen und das grösste Feuerwerk am Bodensee – dafür ist das Kreuzlinger Seenachtfest Fantastical bekannt. Damit die Gäste, die jedes Jahr dorthin strömen, ein ganzes langes Wochenende lang unbeschwert feiern können, kümmern wir uns im Hintergrund bereits Monate vorher um Organisation, Infomaterialien und den Ticketverkauf.
Um die 50’000 Menschen strömen jährlich von Freitag bis Sonntag auf das Festgelände des Fantasticals. 2022 waren es allein am Samstag rund 28’000 Besucher:innen. Ihnen wollen wir ein Sommerfest voller unbeschwerter Freude, Genuss und Geselligkeit bieten. Deshalb kümmern wir uns im Hintergrund um die praktischen Dinge wie Tickets, Parkplätze, die Koordination und Kommunikation mit den Marktfahrer:innen sowie Informationen über das Programm, die Anreise und die Regeln auf dem Festgelände.
Die Herausforderung: Hunderte von Akteur:innen, ein Koordinator
Die Gäste des Fantasticals kommen aus allen Richtungen – sogar vom Wasser. Damit sie zwischen den Shows und Partys nach Herzenslust schlemmen können, reisen unzählige Marktfahrer:innen mit ihren Ständen an. Und bevor die tausende Besucher:innen am Samstag das Festgelände überhaupt betreten können, brauchen sie Tickets. Lange Rede, kurzer Sinn: Das Fantastical gleicht einem riesigen Organismus aus hunderten von Akteur:innen, die alle optimal koordiniert zusammenarbeiten müssen, damit das Kreuzlinger Seenachtfest ein fantastisches Ganzes wird. Bei uns in der Agentur laufen die Fäden zusammen.
Die Umsetzung: Routine, Infomanagement und smarte digitale Lösungen
Dank unserer jahrelangen Erfahrung mit der Ausrichtung des Fantasticals laufen viele Details längst routinemässig. Zum Beispiel haben wir ein Netzwerk an Organisationen und Personen, die uns jedes Jahr wieder Parkplätze für die Besucher:innen zur Verfügung stellen. Um auch die Besuche vom Wasser aus zu koordinieren, richten wir ein Bojenfeld ein, von dem aus Privatbootbesitzer:innen beste Aussicht auf das grosse Feuerwerk am Samstagabend haben.
Damit Gäste ganz einfach an alle Informationen kommen und sich schon lange vorher auf den besonderen Zauber des Fantasticals freuen können, produzieren wir jede Menge digitaler Infomaterialien mit hochwertigen Bildern und Videos. Auf der Fantastical-Website zum Beispiel finden Besucher:innen alle Infos gebündelt an einem Ort. Auf Instagram und Facebook weisen wir auf Highlights hin und steigern mit Videos und emotionalen Bildern die Vorfreude auf das anstehende Fantastical. Mit Pressemitteilungen informieren wir die Menschen in der Region zudem über den Start des Ticketverkaufs oder das Programm.
Über die Fantastical-Website läuft auch der Ticket-Vorverkauf. Ganz neu konnten Gäste 2022 ihre Tickets mit der smarten Bezahlapp von TWINT kaufen. Damit sie, ohne anzustehen feiern konnten, haben wir die Eintrittsbändel aller Käufer:innen von Vorverkaufstickets per Post direkt zu ihnen nach Hause versandt. Uns selbst freut es riesig, wenn beim Fantastical dann alle ausgelassen feiern, ohne sich Gedanken um organisatorische Dinge machen zu müssen
«Es ist megacool mitzuerleben, wie beim Fest selbst dann alles zusammenläuft, was wir die Monate vorher geplant haben. Ich habe mich sehr über die vielen fröhlichen Menschen gefreut, denen ich auf dem Fantastical begegnet bin.»
